“新冠肺炎”疫情下,企业应该怎样提高远程办公的效率?

2020-02-19 13:06:17 34

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        受“新冠肺炎”疫情的影响,全国上下从大年三十基本就在家自我隔离,春节后疫情更加严重,中央政府针对疫情的严重性出台了延长春节假期的通告,随后全国各省市也纷纷出台了复工复产通告,大多通知都是将春节假期延长至2020年2月9日24点。

         鉴于疫情事态还很严重,有些企业虽然在2月10日复工/复产,但是大部分都选择远程办公或者员工轮岗办公形式,下面就企业如何提高远程办公效率提一些建议。

一、企业远程办公与在家办公的对比

在家远程办公与现场办公相比主要有以几个方面不同:

1、 沟通方面。通常现场坐班的情况下日常工作中的沟通80%是面对面沟通或会议形式,而“宅家”远程办公就做不到面对面交互需要通过视频会议、电话会议、电话或社交类软件、APP来完成。

2、 任务安排及跟进。通常在办公室集中办公情况下,任务的安排和跟进基本都是在通过面对面谈话或者会议的方式完成的,而在远程办公的情况,只有借助邮件、OA、工单等信息系统进行安排及跟进,以提高办公效率。 

3、 工作汇报。通常在办公室集中办公的情况下,下属都在领导眼皮底下工作,领导对于每项工作的进展了然于胸,大不了就喊个话,当面几分钟就搞定了。在家远程办公就麻烦很多,要么通过邮件,要么电话或者社交聊天软件来沟通汇报,非常不方便。 

为了提高远程办公效率,有一些企业采用工单系统,用工单跟踪每一项工作,每项工作都有负责人和协作人,工作进展可以在工单系统上及时更新,工作有任何变化会立即通知领导审核,这方面省去了不少麻烦。

二、推荐几个比高效的远程办公工具

针对上述在家远程办公的特点,推荐几个可以提高在家办公效率的工具。

1、沟通方面的工具。目前用于沟通方面的工具比较多,日常社交工具大家都比较熟悉。推荐几个适合运程办公的工具,例如企业微信、钉钉和飞书,这几个工具的特点是免费、大平台。平台上面针对办公的应用比较多,例如消息传递、视频电话、打卡、员工疫情信息收集等等。

 微信最近推出的视频会议软件比较好用,APP、小程序、电脑端和传统电话都可以接入到会议,操作比较人性化,还是免费的。想了解这些工具的可以自己百度一下。

 2、在任务分派、跟进和工作汇报方面建议大家用邮件、OA系统和工单系统,目前市面上类似的软件也比较多,例如用友软件、金蝶软件和服务牛工单系统等等。

 建议大家可以试试“服务牛”工单系统,是一款SaaS软件,可以免费试用。主要特点是:

①与微信深度结合,使用简单,基本上会用微信就会使用。

②对工单实现了从发起到关闭的闭环管理,任务不会遗漏;

③可以多人协作;工单消息支持文字、语音、图片;

④可以对不同类型的事务选用不同的工单表单,还可以直接把工单内容分享到领导的微信。

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